Como Blindar Sua Gestão Contra Riscos em Auditorias

No universo da gestão pública, existe uma certeza absoluta: a auditoria vai acontecer. Não importa se é do Tribunal de Contas, da Controladoria-Geral ou de órgãos internos — o questionamento não é "se", mas "quando" isso vai acontecer. E a diferença entre uma auditoria tranquila e um pesadelo administrativo está em uma única palavra: preparação.

Muitos gestores públicos vivem na esperança de que a fiscalização demore a chegar. Outros acreditam que "sempre foi feito assim" é justificativa suficiente. A realidade, porém, é implacável: irregularidades documentadas podem resultar em ressarcimento ao erário, multas pesadas e até inabilitação para o exercício de funções públicas por anos.

O que os auditores procuram

Quando uma equipe de auditoria chega à sua instituição, existe um roteiro bem definido de verificação. Conhecer esse roteiro é o primeiro passo para estar preparado:

1. Processos Licitatórios Completos

Os auditores não querem apenas ver que houve licitação. Eles verificam se o processo está fundamentado, se os estudos técnicos preliminares foram realizados, se o termo de referência é adequado, se as estimativas de preço estão embasadas em pesquisa de mercado consistente e se houve ampla divulgação.

Se liga! Processos mal instruídos desde o início são impossíveis de "consertar" depois. A fundamentação precisa existir no momento da decisão, não ser criada retroativamente.

2. Gestão e Fiscalização Contratual

Assinar um contrato é apenas o começo. Os auditores querem evidências de que houve fiscalização efetiva: registros de acompanhamento, relatórios de fiscalização, controle de prazos, gestão de glosas, aplicação de sanções quando necessário e documentação de todas as ocorrências relevantes.

Se liga! A ausência de registros de fiscalização é interpretada como ausência de fiscalização. E isso é grave.

3. Publicações Legais

A transparência não é opcional. O Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), os diários oficiais, os portais de transparência — tudo precisa estar devidamente publicado nos prazos legais. Os auditores verificam não apenas SE foi publicado, mas QUANDO foi publicado.

Se liga!  Publicações atrasadas podem invalidar todo um processo, mesmo que materialmente correto.

4. Justificativas para Contratações Diretas

Dispensas e inexigibilidades de licitação estão sob escrutínio permanente. Os auditores analisam se as justificativas são robustas, se os requisitos legais foram atendidos, se houve fracionamento irregular de despesas e se os preços praticados são compatíveis com o mercado.

Se liga! "Urgência" sem comprovação ou situações emergenciais recorrentes são sinais de alerta imediatos para qualquer auditor.

5. Controle de Pagamentos e Medições

O controle financeiro precisa estar amarrado ao controle contratual. Cada pagamento deve corresponder a uma entrega verificada, medida e atestada. Os auditores cruzam informações entre notas fiscais, medições, atestos e ordens de pagamento.

Se liga! Pagamentos sem lastro documental adequado configuram irregularidade grave e podem gerar responsabilização pessoal.

O preço da desorganização

Muitos gestores subestimam as consequências de uma auditoria com achados graves. As penalidades não são abstratas — elas são reais e dolorosas:

• Ressarcimento ao erário: O gestor pode ser obrigado a devolver recursos públicos do próprio bolso

• Multas: Valores que podem comprometer o patrimônio pessoal por anos

• Inabilitação: Proibição de exercer cargos públicos por 5, 8 ou até mais anos

• Responsabilização criminal: Em casos mais graves, pode haver denúncia ao Ministério Público

Além disso, existe o desgaste político, o prejuízo à reputação profissional e o estresse emocional de passar por processos administrativos longos e desgastantes.

A proteção começa antes da auditoria

A melhor estratégia de defesa é não precisar se defender. E isso se constrói com organização sistemática e conhecimento aplicado:

Instrua processos adequadamente desde o início

Não deixe para depois. Estudos técnicos, pesquisas de mercado, pareceres jurídicos, manifestações técnicas — tudo deve estar no processo antes da decisão. Um processo bem instruído se defende sozinho. Não se trata de mera burocracia, é segurança jurídica.

Mantenha documentação completa e cronológica

Crie o hábito de documentar tudo. Reuniões importantes devem gerar atas. Decisões relevantes devem ser formalizadas. Ocorrências contratuais devem ser registradas no momento em que acontecem. A cronologia dos fatos protege contra questionamentos posteriores.

Use ferramentas de controle eficientes

Planilhas desorganizadas e controles manuais são receitas para o caos. Invista em sistemas que permitam rastreabilidade, gerem alertas automáticos de prazos, facilitem a produção de relatórios e centralizem informações.

Mantenha-se atualizado

A legislação muda, a jurisprudência evolui, as orientações dos Tribunais de Contas são atualizadas. Um gestor desatualizado é um gestor vulnerável. Busque capacitação contínua, acompanhe decisões relevantes e participe de redes de conhecimento com outros gestores.

Transforme auditoria em oportunidade

Uma gestão bem organizada não teme auditorias — ela as recebe como oportunidade de validação. Quando tudo está documentado, fundamentado e transparente, a auditoria se torna um processo tranquilo, quase técnico.

Mais do que isso: uma gestão preparada para auditorias é, por consequência, uma gestão eficiente, transparente e republicana. Os mesmos controles que protegem o gestor também protegem o recurso público e garantem que a sociedade está sendo bem servida.

Comece hoje

Não espere a notificação de auditoria chegar para começar a se organizar. Comece hoje:

1. Faça um diagnóstico: Quais processos estão vulneráveis? Onde estão as lacunas documentais?

2. Priorize os riscos: Nem tudo pode ser resolvido ao mesmo tempo. Comece pelos pontos mais críticos.

3. Estabeleça rotinas: Crie checklists, defina responsáveis, institucionaliza boas práticas.

4. Capacite sua equipe: Gestão é trabalho coletivo. Todos precisam entender sua responsabilidade.

5. Revise periodicamente: Faça autoavaliações regulares, como se você fosse o próprio auditor.

   
   

Conclusão

Precisamos ter em mente que a segurança se constrói no dia a dia. A tranquilidade de uma gestão pública não vem da sorte de não ser auditado, mas da certeza de estar preparado quando a auditoria chegar. É um trabalho contínuo, sistemático e consciente.

Então, organize seus processos, documente suas decisões, fundamente suas escolhas e mantenha-se atualizado. Pois quando a auditoria chegar você estará preparado.

Rodrigo Galgani

Especialista em Licitações e Contratos